予約システムを導入するメリット｜デメリット・サロンの仕組みづくりを徹底解説

予約システムのメリット6つ

今では誰でもスマホやパソコンを所持しているので、予約システムを導入すればいつでもどこでも予約が手軽にできます。

サロン側は予約に関わる作業が減るため効率的な運営が可能です。

お客様にとっても自分のタイミングで気軽に予約ができるので、予約を取るハードルが下がって顧客獲得の増加が期待できます。

導入することでサロン側とお客様側のどちらにもメリットが見込めます。

予約システムを導入するメリットについて見ていきましょう。

予約受付の手間が減る

予約システムを利用する大きなメリットは、予約受付の手間を減らし業務削減が可能です。

予約受付や管理など予約業務全般が効率的に行われるため、サロン側とお客様側の双方にメリットがあります。

お客様としては行きたいサロンがみつかっても電話をかけるのを面倒に感じたり、電話しようとしたタイミングが営業時間外だったり、電話対応で何を聞かれるだろうと不安に感じることがあります。

人によっては、サロンに行く前の予約の時点でハードルが高く感じてしまうこともあるでしょう。

予約システムなら電話対応のやり取りがないので、画面を見ながら予約日をゆっくり決められるため、自分のペースで予約できます。

サロン側は予約受付や予約確認メール、リマインドメールも自動で行ってくれるので、人員を割くことなく予約に関する業務が減らせます。

24時間予約が可能になる

電話対応では営業時間内しか予約を取ることができず、施術中で手が空いていない場合は留守電対応で折り返しにしたり、施術途中で電話に出てお客様を待たせてしまうことがあります。

予約システムは365日24時間いつでも対応しているので、お店都合の対応ではなく、お客様都合で予約していただけます。

お客様のタイミングでいつでも好きな時に予約できることは、顧客満足度にもつながるため、スムーズにご来店いただけるようになります。

事前決済が可能になる

予約システムによっては、予約と同時に事前決済できるシステムもあります。

利用するコースがわかっていれば金額もわかるので、先に決済することで当日の会計の手間がかかりません。

事前に会計を済ませておくことで無断キャンセルの防止にもつながります。

ダブルブッキングの防止につながる

予約を受ける時に気を付けたいのはダブルブッキングです。

予約台帳で受ける場合、1人のスタッフが電話対応を受け、別のスタッフが直接来店の予約受付をするなど、別々のところで同時に予約を受けるとダブルブッキングする場合があります。

手作業での予約は人的ミスが避けられないため、お客様に迷惑をかけてしまうこともあるでしょう。

ダブルブッキングすると、どちらのお客様の予約を優先するかなど、予約を変更する手間などもありトラブルの原因にもなります。

予約システムでは自動で予約調整しているので、最新予約がすぐに確認できて同日時にブッキングするような人的ミスを減らせます。

大きなトラブルとなる原因を回避できるのは大きなメリットです。

顧客のデータ収集と分析できる

予約システムには予約時に入力された顧客データの情報を蓄積し、分析する機能を備えたシステムもあります。

顧客の年齢層や来店頻度、選ばれやすいメニューなどがすぐにわかるので、特性をみつけてプロモーション作りにも活かせます。

コアターゲット層に向けて新しいメニューを展開するなど、データを利用すればアイディア次第で大いに役立たせられるでしょう。

予約の取りこぼしを防止できる

お客様の中には、電話対応が苦手な人や電話予約をしようと思っていたけど忘れてしまった人など、電話対応だからこそ予約がしにくいという方もいます。

電話対応は営業時間内しか受付できないので、その時間内に電話ができない人はターゲットから外れてしまう可能性があるでしょう。

予約システムならスマホやパソコンからいつでも好きなタイミングで予約ができるので、予約の取りこぼしを防止できます。

予約後も予約確認や予約変更もできるので、来店率を高めることが可能です。

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予約システムのデメリット4つ

予約システムはメリットの多いシステムですが、デメリットな部分もあります。

予約システムを導入する際は、メリットだけでなくデメリットも知ることで、リスクを回避できます。

4つのデメリットについて見ていきましょう。

初期費用や月額料金が必要になる

導入するにはいくつか方法がありますが、予約システム専用の業者に委託してシステムを開発してもらうより、既存のシステムを導入した方がコストは抑えられます。

しかしそういったシステムの多くは導入時の初期費用や、毎月の利用料金がかかるためランニングコストがかかります。

毎月の利用料は数千円〜数万円といった規模で、ほかにオプションサービスなどの追加料金が発生する場合も。なかには端末代は無料でも毎月の利用料金がかかったり、契約期間内のみ限定で予約数に上限があったり、機能が制限されるなど自由度が低くなることもあります。

導入前にあらゆる場面を想定し、求める機能やサービス、利用料金などを検討し、過不足ないサービスを選ぶようにしましょう。

契約前には機能性や料金内で利用できるサービスなどを理解し、納得した上で契約してください。

ネット予約に慣れていない顧客への対応が難しくなる

予約システムはスマホやパソコンからいつでも好きなタイミングで予約できるというメリットがありますが、お客様によってはデメリットになる場合もあります。

初めて使用する予約システムやインターネット操作に慣れていない方もいます。

そういった方は電話予約も並行しないと取りこぼすことがあるため、対応が必要です。

予約システムを導入しても一定期間は電話予約も並行して運用する場合、サロン用の電話回線やスマホも必要となる場合があります。

予約システムの使い方やオペレーションを覚える必要がある

予約システムを導入したら、スタッフ全員が使い方を覚えて、お客様にも説明できるほどの知識を持たなければいけません。

これまでになかったシステムを導入するので、操作が苦手な人でもどんな人でも覚える必要があります。

サロン側で利用するシステム以外にも、お客様の立場になった場合の予約時の入力方法など、臨機応変に対応できるような研修を要します。

キャンセル率が発生する可能性がある

予約システムを導入すると、直接対話しなくてもスムーズに予約できるメリットがありますが、その反面気軽にキャンセルできてしまうデメリットもあります。

予約もキャンセルも直接人と話さずにできてしまうことでハードルが低くなっているため、キャンセルも簡単にされてしまいます。

予約時に直接会話しないことでコミュニケーションを取らないので、事前に相手に声や会話の内容、話し方などから人物像を予測するような手がかりもなくなります。

サロン作りに必要な予約システムの確認ポイント

予約システムにはさまざまな種類があるため、どんなシステムを選べばいいのか迷ってしまうでしょう。

サロンのメニューや料金・ターゲット層・予約から施術までの流れがある程度決まっていないと、サロンにはどのようなシステムが必要なのかわかりません。

ここでは予約システムを選ぶ際に確認したいポイントについてご紹介します。

求めている機能がついているか確認

予約システムはただ予約受付や管理ができるだけでなく、便利な機能がたくさんあります。

全部の機能を使いこなすことは難しいため、予約システムで行いたい作業、手作業で行いたい作業などと区別して、予約システムに求める機能を選定していきましょう。

そのためにはあらゆる業務のなかで、時間や精神的な負荷などどれだけの手間がかかっているかの整理から始めることが大切です。

整理していく中で、必然と予約システムを利用した方が効率的な作業ができるものがわかってきます。

初めての開業でどのような流れになるのかまだわからない場合や、どんな機能が必要なのか知りたい場合は、実際に利用しているオーナーの口コミを参考にするといいでしょう。

操作面にストレスを感じないか確認

予約システムは業務中は毎日使用するものなので、操作面でストレスを感じることはないか事前に確認しましょう。

時には電話対応をしながらや、お客様と直接話している時にすぐ確認が必要な場合があります。

そうなった時に見たいページやデータがすぐに確認できるのか、操作性が早く読み込みが遅くないかなどの使用感が大事になります。

普段使い慣れているスマホ画面やアプリ、パソコンなどと大きく乖離すると、操作時にストレスを感じるかもしれません。

テスト期間や無料で利用できる場合は実際に使ってみて、日常的に使用してもストレスを感じないかなどじっくり試してみてください。

月々の利用料の負担を確認

予約システムのほとんどが利用料が発生するため、月のランニングコストに影響します。

サロンではほかにも家賃やマシンのリース代、ネット代や消耗品など毎月ランニングコストがかかります。

そのため、少しでも費用を抑えた予約システムを導入したいと思う方の少なくありません。

あらゆる予約システムの料金を比較し、年単位で計算をしてみることが大切です。

本当に支払える金額なのか、スタッフが増えた場合端末を増やしても問題ないかなど長期的な目線で検討してください。

サロンに必要な予約システムの機能リスト

予約システムは予約機能だけでなく、サロン運営に必要なさまざまな機能が備わっています。

予約機能以外も上手に活用すればスムーズな運営ができるので、作業の手間が省けたりコストカットできるなどのメリットがあります。

予約システムの機能をご紹介します。

予約管理機能

予約管理機能は予約システムに備わっている代表的な機能です。

予約機能を導入すれば365日24時間いつでも予約できます。

施術やカウンセリングにかかる時間、予約を取らないお昼休憩の時間などを設定しておけば、ダブルブッキングしないよう調整できる機能です。

機能によってはキャンセルが出たら、同時にキャンセル待ちをしているお客様に通知をしたり、担当者の氏名ができるオプションもあります。

メール配信機能

予約が確定した時に配信される確認メールや、予約日前日に配信されるリマインドメールがあります。

予約をした時点で自動的に配信されるため、手間がかからないのでサロン側で配信する手間がありません。

お客様も予約をした後に確認メールが届くと、予約が確定したと安心できるでしょう。

キャンペーン情報や新メニューのお知らせなどのメールマガジンや、クーポンも配信できる機能もあります。

顧客情報の分析機能

予約時に入力する顧客情報をもとに分析できる機能もあります。

予約した日時や利用日時、年齢層や利用単価を分析してデータとして蓄積できます。

予約されやすい日時がわかれば、その時間帯を狙ってメールマガジンを配信したり、人気のメニューをもとにクーポンを配布するなどサービス向上にも役立ちます。

カウンセリング時にタブレットで入力してもらえば、そのまま顧客情報がデータとしても使用できます。

紙のカルテを用意する必要がないので、ペーパーレスになってコスト削減でき、お客様の情報も瞬時に検索可能です。

他サービスとの連携機能

予約システムの中には、他のサービスと連携できる機能が搭載されているものもあります。

LINEやホットペッパー、Googleなどと連携して直接予約画面に飛ばすことができるので、わざわざ検索して予約画面までいく必要がなくなります。

見ていた画面からすぐに予約ページに飛ぶことで、離脱してほかのページに移ることがないため予約の取りこぼしが防げるのはメリットです。

LINEのみで完結する機能もあるので、お客様もいつも使い慣れているLINEから気軽に予約でき、確認もできるのは便利です。

連携できるSNSの種類や予約方法にも注目して選ぶといいでしょう。

自動返信を行うボット機能

自動返信を行うボット機能が搭載されているものもあります。

ボット機能は自動で応答してくれるシステムで、お客様が予約をしたりメールで質問などすると設定した内容で自動で応答するので手間がかかりません。

予約状況に応じて空いている日時を提示し、リピーターの予約を獲得したり、予約後の確認メールの配信なども行えます。

ボット機能がないと予約受付のみで確定のお知らせや確認電話は別途電話で行う必要があるので、手間がかかってしまいます。

使い方によっては応答をすべて自動化できるため、確認や返信などの漏れが防げます。

まとめ

予約システムを導入するメリットとデメリット、搭載されている機能の種類やサロンでの活かし方についてご紹介しました。

いまや予約システムはサロン開業での必須ツールになっているので、予約システムを導入することで、予約管理だけでなく簡素化できる作業もあります。

お客様も手軽に予約ができるというメリットがあるので、顧客獲得には欠かせません。

しかし、導入後もなにが起こるかわからないため、開業時の不安を少しでも減らしたいと考える方は多いです。

「予約システム自体どういうものなのかよくわからない」「導入したいけど操作が苦手」

「わからなかった時どうしたらいいのか確認したい」というオーナーは、導入後もサポートがついているところを選ぶと安心でしょう。

メーカーによってはテスト期間があって無料で試せたり、機能性について細かく説明してもらえるなどのサービスを実施しています。

そういったところを利用して色々な予約システムを比較検討し、サロンにあった予約システムを導入してください。