更新日:2022.09.20

脱毛サロンに最適な予約システムの選び方は?予約システム導入で得られるメリット

脱毛サロンに最適な予約システムの選び方は?予約システム導入で得られるメリット

近年、6割以上の人が、脱毛サロンを「ネット予約」しています。※ 
予約管理システムの導入は、もはやすべての脱毛サロン様にとって優先すべき投資だといえます。導入することでサロンの稼働率が上がり、顧客満足や売上UPにつなげることができます。

弊社が新たに開発した「Depserve(デピザーブ)」は、脱毛サロンに特化した予約管理システムです。

「予約管理システム」と呼ばれるツールが数多く存在するなか、デピザーブはどのような点で優れているのでしょうか? ここでは、デピザーブのメリットを具体的にご紹介します。

※ホットペッパービューティーアカデミー「美容センサス2018年上期」調査結果より

脱毛サロンに特化した予約システムとは?

脱毛サロンは1回の施術では終わらないため、回数が完了するまで数回通うことになります。

そのため毎回予約が必要になるので、スムーズに予約ができるようなシステムが必要です。

脱毛サロンに特化した予約システムの特徴や機能について見ていきましょう。

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予約管理・予約サイト一元管理機能

予約サイト以外からの予約も一覧で見られる管理機能が便利です。

脱毛サロンの予約方法はSNS、メール、電話、店頭など様々な経由で予約をするため、予約状況が自動で管理できなければオーバーブッキングをする可能性もあります。

予約システムがあれば、自動的に施術時間の調整や変更が行われるため、スムーズにご案内できるでしょう。

複数の店舗があるサロンの場合、予約状況によって他の店舗にご案内することもできるため、予約の取りこぼしを防ぐことも可能です。

顧客管理・電子カルテ機能

予約システムには、お名前や年齢などの基本情報のほか、来店日時や施術履歴などの情報を管理できる機能が備わっています。

脱毛効果を高めるために適切な間隔を空けて通っていただくため、毛質やお肌の状況を確認する際に来店履歴を確認する機会が多くあります。

施術内容や照射レベル、お肌の状況のほか、購買履歴やポイント残高などの記録・管理も可能です。

次回の予定もスムーズなご案内ができ、来店時の会話の内容なども残しておけるので、接客時のコミュニケーションツールとしても必要です。

売上・集客分析機能

売上データや予約状況、集客を分析できる機能のあるタイプは、売り上げレポートや予約集計、会計管理を自動化できます。

入力するだけで自動で行われるため、会計作業や報告業務にかかる時間や手間が省けるので、負担を軽減するでしょう。

予約システムを利用すると、スタッフごとの売り上げや予約状況、集客も把握しやすくなるメリットがあります。

日々のデータが蓄積されることで、サービス内容や経営戦略、マーケティング施策にも活用できます。

POSレジ・会計連携機能

POSレジなどの会計機能と連携できる予約システムを利用すれば、据え置きタイプのレジが不要です。

タブレットやスマートフォンなどの端末だけあればPOSレジが利用できるため、レジを購入するコストや設置場所が必要はありません。

POSレジと連携すれば、顧客情報や売り上げなどの情報を自動的に紐付けできるので、余計な手間や労力がなくなり、コスト削減にもつながります。

キャッシュレス決済やポイント決済も連携できるため、支払い方法の種類が増え顧客満足も高まるでしょう。

メール・メッセージ配信機能

メール・メッセージ配信機能は、顧客管理機能と予約システムを連携し、予約完了メールや前回の来店履歴から再来店を促すメールを送信できるシステムです。

脱毛は定期的に通っていただく必要があるため、予約を忘れているお客様には効果的です。

また、サロンのイベントやキャンペーン情報、クーポンなどを一斉送信することもできます。

前回の来店から一定期間開いているお客様へのメールや、来店前のご案内メール、来店後のサンクスメールも自動送信できるため、個別で送る必要がありません。

メール送信や顧客管理の手間が省けます。

無断キャンセルを防ぐためのリマインド機能や、LINEと連携できるタイプもあります。

予約システムの導入で脱毛サロンが得られるメリット

サロン向けの予約システムは業務を効率化できる機能が多く、無駄なコストを削減できるなど多くのメリットがあります。

特に小規模の脱毛サロンは、少人数で施術以外に予約管理や売り上げ管理、カウンセリングから会計など業務が多いため、誰がどの業務を行うかなど頓雑してしまうでしょう。

予約システムを導入すれば面倒な業務が削減され、施術時間やお客様とのコミュニケーション、技術向上などに時間を使うことができます。

予約システムを導入することで得られるメリットについて具体的に見ていきましょう。

予約サイトもシステムで一元管理できる

予約システムは、メールや電話など複数の予約方法からの予約を集約し、予約状況を一元管理できる機能があります。

複数の予約媒体を併用しても自動的にアップデートされるため、予約の取りこぼしやダブルブッキングを防ぐことができます。

電話や店舗での営業時間内だけの予約では他店へ流出される可能性があるため、いつでも予約できるシステムは必要です。

予約システムならWeb上で24時間365日いつでも予約が受付られるため、顧客側も利便性が高いでしょう。

集客力や売り上げアップにもつながるため、効率的なサロン運営が可能となります。

予約状況や空き状況がすぐに確認できる

予約システムと予約台帳を連携すると、いつでもスムーズに予約が取れるという顧客のメリットだけでなく、店舗側にもメリットがあります。

予約の空き状況やスタッフの指名状況がリアルタイムで一目でわかるため、電話予約や店舗予約もスムーズに受けることが可能です。

顧客側は24時間いつでも好きなタイミングで予約でき、予約の空いている日時が可視化されてすぐにわかるため、自分の予定と合わせながら決めることができます。

店舗側は予約を受けた時点で新規か既存かもすぐに把握できるため、スタッフの割り振りやサービス提供の内容などの判断がしやすいでしょう。

サービスの質が向上する

電話予約の時も予約状況が一目でわかるため、お客様を待たせることなくご案内できます。

会話をしながらでも画面上で顧客情報が確認できるためお客様の情報がすぐにわかるので、前回からの状況の確認などもできスムーズに予約が取れるでしょう。

予約システムを導入してWeb予約のみに移行した場合電話対応がなくなるため、施術の途中で電話をとりに行ったり、かけ直すことがなくなります。

途中で途切れることなく施術や接客ができるため、お客様をお待たせすることがありません。

待たされることはお客様の負担にもなり施術時間が長引くこともあるため、少人数のサロンではWeb予約のみにするのも一つの方法でしょう。

最後までしっかり接客対応されることで、顧客満足度を上げ、サービスの向上にもつながります。

予約システムを選ぶポイントは?

予約システムサービスは多くありますが、どういった機能がサロンに合っているのか迷ってしまうのではないでしょうか。

機能が多くても使いこなせなければ無駄となってしまいます。

ここでは、予約システム選びに失敗しないための選び方のポイントについて解説していきます。

導入実績が多い

導入実績の多さは選ぶ上での重要なポイントになります。

予約システムの種類は数多くありますが、どこのサロンも予約システムの機能や費用などあらゆる方面から比較し検討しています。

そのため、やはり導入実績の多い方が選ばれている証拠でもあるのです。

実績が多いと実際に導入しているサロンも多いため、口コミが多く見られるのも安心感につながるでしょう。

また、導入しているサロンから上がっている声が反映されていることも多いので、より使いやすくアップデートされることもあります。

問題が起きた場合や相談などのサポート体制の充実度も期待できるでしょう。

簡単な画面操作・的確な予約管理

画面操作が簡単で誰でもすぐに使いこなせるかもポイントになります。

電話予約では予約以外に質問をされることもあるため、予約を取ってから顧客情報を確認するなど機能がわかっていないとスムーズにできないこともあります。

必要な機能を編集でき、誰でも簡単に操作できる仕組みを作れるかも、選ぶ上での基準となるでしょう。

また、一般的に予約サイトシステムの予約タイプは4種類あります。

  • 時間タイプ・・・メニューによって施術時間が異なる
  • スクール対応・・・担当者と時間に定員の設定ができる
  • 会議室タイプ・・・時間単位で個室を選ぶ
  • イベントタイプ・・・単発の予約に使える

サロンがどのような予約形態なのかによって、予約タイプに対応しているシステムを選ぶようにしましょう。

費用と機能の確認

予約システムを導入するために必要なコストを確認しましょう。料金は無料から毎月かかることもあります。

  • 無料
  • 初期導入時のみかかる
  • 月額制

無料でできるタイプは後から課金制になる場合もあります。機能を追加すると料金が発生することもあるため、無料で利用できる範囲を確認しておきましょう。

導入時にかかる初期費用は、予約システムのサービスだけでなくスマホやタブレットの端末も必要です。

月額制は毎月のランニングコストに影響するため、費用内で受けられるサポートやサービス内容について確認しておく必要があります。

導入時だけでなく長期的に見て、費用に見合ったサービスや機能があるか確認しましょう。

他のシステム・サービスとの連携

すでに利用している予約方法があれば、それらのサービスと連携できるかも選ぶ上でのポイントになります。

予約方法は予約サイト以外にも自社サイトやメール、InstagramやLINEなどのサービスからもできるため多様化しています。

特にSNSはサロンの広告を見た流れで予約をするため、同じ画面からすぐに予約ができるようにしなければ新規顧客を逃してしまいます。

また、利用中のサービスと連携できなければ、そこからの予約だけ漏れてしまったり予約がブッキングする可能性もあります。

多くの外部サービスが連携できることで新規獲得層が広がり、既存客の利便性も高まるでしょう。

「予約管理システム」と呼ばれるツールは幅広い

「脱毛サロン 予約管理システム」で検索すると、無料のものから有料(月額制)のものまで、さまざまなツールがあります。月額制のなかでも、金額は4,000円程度~30,000円程度と幅広く、「どれを選べばよいのか…」と頭を悩ませるオーナー様も多いと思います。

無料のものは気軽に試せる一方で、予約数が月に50~100件までと決まっていたり、システムトラブル時のサポートが不十分であったりと、少なからず不安がともないます。

有料(月額制)の場合は、大手ポータルサイトの予約機能と連携できたり、リマインドメールを自動送信してくれたりと便利な機能がついていますが、運営元の多くがインターネット会社やIT企業のためか、美容室やエステサロン全般向けにつくられたものがほとんどです。

脱毛サロンの特徴は、お客様が「ムダ毛をなくしたい」その一心でご来店されることです。お客様目線で考えると、使い慣れたツールで簡単に予約が取れ、契約プランや残回数をいつでも確認できるサロンが理想で、安心できるのです。

またサロン様にとっても、単に予約がどんどん入るだけでは「きちんと回せるかどうか」という問題が起きるため、サロン側で予約を調整できるような機能もほしいところです。

デピザーブの優れた5つのメリット

『デピザーブ』は、美容機器メーカー歴15年の当社が開発した、脱毛サロン特化型の予約管理システムです。

デピザーブならではのメリットは、

  1. 高額プランの機能が低価格で利用できること
  2. LINEと連携できること
  3. 役務計算(契約プランや残回数の確認)ができること
  4. 予約を承認制にできること
  5. スタッフと部屋、マシンの3つが空いていてはじめて予約が取れること

の5つです。

1. 月額がリーズナブル

デピザーブの料金は、月額9,000円(税抜)~です。他社では追加料金が発生することの多いSNSやLINEとの連携、カスタマイズ可能な自動メール配信機能、役務計算(契約プランや残回数の確認)機能が標準でついており、リーズナブルかつシンプルな料金体系です。

2. LINEと連携できる

LINE公式アカウント(旧LINE@)を利用して、LINEから簡単に予約が取れるよう設定できます。入った予約は自動的にデピザーブへ転送され管理できます。LINE上で日程をやり取りする手間がなくなるため、サロン側だけでなく、お客様も快適に利用頂けます。

3. 役務計算が可能

大手ポータルサイトまたは美容室やエステサロン全般向けにつくられた予約管理システムの場合、売上管理はできても役務計算(契約プランや残回数の計算)まではできないことがあります。

デピザーブは脱毛サロンに特化しているため、たとえば「全身脱毛6回120,000円」というコースがあり、1回分消化したとすると、

・20,000円のみ売上計上

・残りの施術回数は「5回」

といった役務計算が可能です。お客様も、施術済みの回数と残りの回数を、いつでもご自身の目で確かめられます。

また、簡単な売上機能が標準搭載されているので、月間売上推移、スタッフ・メニュー別売上構成比の分析ができるようになっております。

4. 予約を承認制にできる

「予約管理システムを使ってみたはよいが、寝ている間にネット予約がたくさん入っていて、翌日大変な思いをした」

先日、あるオーナー様がこのように仰っていました。営業時間外にも予約が入るのは嬉しいことですが、想定数を超えた予約は、当日トラブルのもとになりかねません。

デピザーブには、このようなリスクを防ぐために

・予約期日を設定する

・予約確定を承認制に変更する

・予約を先着順に切り替える

といった機能がついています。サロン側もスムーズに動けるように予約の入り具合を調整できます。

5. マシンの空き状況を反映できる

予約管理システムのなかには、「スタッフ」と「部屋」さえ空いていれば、予約可能と表示されるものもあります。しかしながら、多くの脱毛サロンでは部屋数よりもマシン数のほうが少ないため、予約が入ってもマシンが足りない…という事態が起きます。

デピザーブは、「スタッフ」「部屋」「マシン」の3つを事前に登録でき、埋まった時点で自動的に予約に制限がかかります。

スタッフ一人ひとりのスキル(施術可能部位)設定など、細かいところまでカスタマイズできるため、予約してくださったお客様をお待たせせず、確実に施術できます。

脱毛機メーカーが開発した予約管理システムのため、脱毛サロンに特化したシステムになっています。

6. 美容業界に携わってきた会社だからこそ、安心のサポート

市場に出ている予約システムの多くはIT企業が開発しています。

コース契約や事前注意事項の共有、顧客カルテ管理など美容業界ならではの仕組みも多いので、使いこなせるか心配という方も多いのではないでしょうか?

デピザーブは美容機器メーカーが作ったシステムだからこそ、サポートスタッフもサロン事情や業界について熟知しております。

この場合はどうすれば良いか?などの質問にも迅速に対応が可能です。

脱毛機メーカー発の、脱毛サロンに特化した予約管理システムは希少

脱毛業界に長年携わってきた当社だからこそ実現できた予約管理システム、それが『デピザーブ』です。

脱毛サロンの予約には、

・施術部位の細かさ

・コース消化の仕方

・シェービングなどの事前注意事項の共有

・来店頻度や通う期間の長さ

など、脱毛ならではの仕組みが多くかかわってきます。デピザーブにはこれらの特色が反映されており、安心してお使いいただけます。

導入にあたっては、これまでに3,000台以上の脱毛機導入実績のある当社が、万全のサポート体制でバックアップいたします。「〇〇の場合はどうすれば良い?」などのご質問にも、365日、迅速にご対応が可能です。

詳しくはぜひ、デピザーブの公式サイトをご覧ください。

【デピザーブの詳細はこちら】

このコラムの執筆者

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株式会社コンフォートジャパン コラム編集担当
株式会社コンフォートジャパン コラム編集担当
コンフォートジャパンのコラム編集担当です。
美容業界で長く美容機器メーカーとして存続しているコンフォートジャパンが、皆様のお声に応えるべく、脱毛関連はもちろんのこと、サロン運営に役立つ情報を発信していきます。