脱毛サロン向けの予約管理アプリとは！機能とポイントについて解説

予約管理アプリとは

予約管理アプリとは、電話やメール・来店受付・ホームページ・SNSなど異なる複数の形態からの予約をまとめて管理できるアプリシステムです。

アプリ上で一括管理ができるので、異なる形態から予約で起こりやすい予約のブッキングや管理の複雑化を防ぎ、効率の良い予約管理を可能にしてくれます。

さらに予約管理アプリはパソコンだけでなく、スマホやタブレットなどさまざまな端末からアクセスし管理が可能です。簡単に操作がしやすいものも増えているので、事務作業の効率化を目指すこともできます。

また予約管理アプリは予約管理するだけでなく、顧客情報の管理やオンライン決済など搭載したタイプもあります。複数のサロン経営で多くのスタッフを抱えているオーナー様はもちろん、個人サロンの経営で事務作業の効率化を目指したいオーナー様にもおすすめのアプリです。

予約管理アプリの主要機能

大まかに予約管理アプリをご紹介しましたが、今度は実際にどのような機能がついているのかを詳しくご紹介していきます。「予約管理をアプリで行う」ことにピンとこない方も、ぜひ参考にしてみてください。

予約一元管理機能

予約管理アプリで欠かせないのが、予約を一括で管理してくれる「予約一元管理機能」です。電話やメールだけでなく、SNSなどの様々な方法を通じて受付した予約をアプリ上で管理することができます。

予約管理アプリのメーカーによって様々な予約フォームがあり、管理しやすい表示形態を選ぶことも可能です。予約フォームにはひと目で予約日がわかりやすいカレンダータイプや、予約の空き時間がわかりやすい時間割タイプなどがあります。

スタッフの指名制度があるサロンの場合は、スタッフの予約状況を表示できるタイプを選ぶとお客様側もスムーズに予約しやすいのでおすすめです。サロンの形態に合わせて、効率良くお客様が予約を入れやすい予約フォームを選んでみましょう。

顧客情報管理機能

「顧客情報管理機能」とは予約を管理するだけでなく、予約を入れたお客様の利用日や利用メニュー・来店回数・住所などの個人情報を管理してくれる機能です。

サロンに来店されたお客様の情報をもとに、人気のあるメニューや予約が混雑する日にち・時間帯などを把握し、分析することができます。特にサロン経営面でサービスの改善をしたいときや、経営体制を効率化したいときにも役立つ機能です。

また自動で顧客管理のデータを振り分けしてくれるため、すぐに顧客情報をチェックしたいときにも便利な「顧客台帳」としても活用することができます。

パソコンの手動フォームで顧客データを管理するときは、1件1件打ち込む手間がかかりますが、予約情報から顧客データを管理できるため事務作業を効率化することも可能です。

メール配信機能

多くの予約管理アプリでは、メール配信機能も搭載しています。メール配信では予約確認のためにリマインドメールを送信したり、サロン情報のメールマガジンやお得なキャンペーン情報を配信したりすることができます。

特に予約日が申込日から離れていていて時間が経過してしまうと、お客様が予約自体を忘れてしまう可能性も少なくありません。リマインドメールは予約日付近になったら自動で確認メールを送信してくれるので無断キャンセルを予防し、サロンの回転率アップにも繋がります。

リピーターに向けて一斉送信が可能なメール配信機能は、1件1件手動で送信する手間を省いてくれるので、通信費や光熱費などの経費の節約にも繋がるでしょう。

他サービス連携機能

予約管理アプリにはメール配信機能だけでなく、他のサービスと連携できる機能が搭載されたタイプもあります。

例えば会計ソフトやPOSレジなどの外部システムと連携し、事前に会計が完了できる機能や来店後に登録したオンライン決済で会計ができる機能があります。

サロン経営で従来から使用しているシステムと連携し、顧客データの入力や決済・売上管理など事務作業をまとめて効率化することで、運営にかかる手間を大幅に減らすこともできます。

さらに顧客データからお客様のニーズを掴みやすくする分析システムと連携すれば、個人サロンのオーナー様も手間をかけずにサロン経営のマーケティングがしやすくなるでしょう。

予約管理アプリ導入のメリット

ここからは予約管理アプリを実際に導入した場合、どのようなメリットがあるのかを詳しくご紹介していきます。

予約機会の損失を防ぐ

予約管理アプリを導入すると、キャンセルによる予約の損失を軽減に繋げることができます。

当日キャンセルを防ぎやすい予約日付近に送信されるリマインドメールや、予約可能な日や時間帯がわかりやすい予約フォームを設定することで、お客様の予約忘れを軽減しキャンセルが出た場合も新たな予約が入りやすい状態が作りやすくなります。

予約フォームでは営業時間外では受け付けられない予約も受けることが可能になるので、予約を諦めてしまっていた顧客や電話やメールを面倒に感じていた顧客のニーズにも応えることができます。

予約の取りこぼしをせずに効率良くサロンを回転させることもできるので、予約機会の損失が大きいと感じているオーナー様にも向いているでしょう。

予約受付・管理業務を効率化

予約管理アプリはお客様の予約時の手間を減らせるだけでなく、サロンの事務作業の効率もアップすることができます。

せっかく顧客ニーズに応えるために電話やメール・SNSなどで幅広く予約受付も行っていても、スムーズにやり取りができないとサロンの回転率をアップさせることは難しいでしょう。

しかし予約管理アプリを導入すれば、電話やメール・SNS上で直接お客様とやり取りを行う手間が省けるため、予約を手動で管理する手間と時間を大幅に減らすことができます。

手動で多数の予約機能を管理していると起こりやすいダブルブッキングや、予約の日付・時間帯の入力ミスも減らせるため予約受付をスムーズに行うことができます。

また来店予定日付近になると自動でリマインドメールを送信し、予約・来店した顧客情報の管理もできます。サロンスタッフやサロンオーナー様にかかる事務作業の負担を軽減し、管理業務の効率化も目指すことが可能です。

顧客情報の収集・管理ができる

予約管理アプリは来店した顧客情報をまとめて、管理することができます。

手動で管理した場合は1つ1つ入力しデータを収集する手間がかかりますが、予約管理アプリは自動で予約情報からデータを収集しまとめてくれるため、月毎の来店データや売上に繋がる顧客データの管理まで収集することが可能です。

収集した顧客データをもとに顧客ニーズの分析や来店傾向などを調べ、店舗のマーケティングにも活用することができます。

また蓄積された膨大な顧客データをまとめて管理できるため、年毎の顧客情報をすぐにチェックしたり、リピーターのデータを時間をかけずに確認したりできるので検索時間の節約にも繋がります。

事前決済が可能

予約管理アプリのタイプによって外部のシステムと連携し、オンライン上で事前決済に対応できるものもあります。予約段階で事前に決済ができるとお客様が来店した後の会計にかかる手間が減るため、スムーズに脱毛メニューへご案内ができるでしょう。

予約の当日キャンセルや無断キャンセルをされてしまっても、キャンセル料を受け取りやすくなるため、キャンセルによる顧客との金銭トラブルを回避しやすくなります。

キャンセルによる経営面でのダメージを軽減したいときは、こうした事前決済にも着目してみましょう。

リアルタイムの空き状況が確認できる

サロンの予約状況をお客様にリアルタイムで伝えることができるのも、予約管理アプリの大きなメリットです。

電話やメールだと空き時間を問い合わせる手間がかかりますが、予約管理アプリはひと目でリアルタイムの空き状況をお客様側からも確認できるので、予約したいと思い立ったときにすぐに予約が入れられます。

アプリを見ながら電話やメール・SNSなどで問い合わせができるので、顧客同士の予約がブッキングするのを避けることができます。

予約確認アプリ導入の注意点

予約管理アプリのメリットをお伝えしてきましたが、導入する際に気をつけた方がいいポイントがあります。メーカーによってアプリのタイプや機能・仕様が異なるからです。

オーナー様が自分のサロンに合った予約管理アプリを導入したいときに、チェックすべき注意点をご紹介します。

必要な機能を精査する

予約管理アプリには、基本の予約管理以外にも様々な機能が搭載されています。

サロンに合った予約管理アプリを選ぶときには、どんな目的に合わせてアプリ機能を使いたいのかを良くチェックしておきましょう。

特に予めサロン経営で「欠かせない機能」「ほしい機能」に優先順位をつけておくと、アプリを選ぶときにスムーズにシステムを選びやすくなります。

メーカー毎にアプリの機能が異なりますが、オーナー様に必要な機能をすべて兼ね備えているとは限りません。

様々なデバイスからアクセス管理が可能かどうか、チェックしておくのも大事なポイントです。

現在はパソコンやスマホ・タブレットなど異なるデバイスから同時にアクセス管理が可能なシステムが増えていますが、メーカーによっては閲覧のみやデバイスによってアクセス管理が不可なタイプもあるので注意しましょう。

システムが集客してくれるわけではない

予約管理アプリはあくまで予約を一元管理したり、顧客データを一括で収集したりする管理アプリです。

集客をメインとしたシステムではないので、予約管理アプリを導入したからといって直接顧客増加に繋がるわけではありません。

ただシステム自体が集客してくれるわけではありませんが、メール配信機能を使ってメールマガジンの配信やキャンペーン情報を送信することができます。集客に繋げるためのツールとして、うまく予約管理アプリを活用することが大切です。

外部連携機能を使うことで予約状況を改善し店舗の回転率を上げたり、無断キャンセルなどの金銭トラブルを軽減させたり、サロン運営を効率的に飛躍させる状況作りを目指すことができます。

予約管理アプリを導入することで機能をうまく使いながら、意欲的にアプリの利便性を活用することを意識してみてください。

予約管理アプリを選ぶポイント

予約管理アプリといってもシンプルな機能のものから、機能性を重視した多機能のアプリまでたくさんの種類があります。ここでは多くの予約管理アプリから、自分のサロンに合うタイプを選ぶポイントをご紹介します。

何を基準にして選べばいいか悩むオーナー様も、参考にしながら店舗に合う予約管理アプリを見つけてみてください。

予約タイプに適しているか

サロンで予約を受け付けるときの基準をもとに、予約管理アプリを選んでみましょう。

例えば予約の空き時間に積極的に予約を入れたいときは、ひと目で空き時間がわかりやすいスケジュールタイプや日付タイプがおすすめです。

スタッフの指名を受け付けているサロンの場合は、日付とともに担当スタッフの空き状況がわかる指名型のタイプを選ぶと、お客様も予約を入れやすいでしょう。

決済機能は充実しているか

予約管理アプリでは外部システムと連携して、オンライン上で事前決済ができるタイプもあります。

個人経営のサロンの場合、予約時に事前決済ができると会計にかかる手間を減らして、その分お客様に丁寧なサービスを提供することできるでしょう。

事前決済が可能になると、無断キャンセルや当日キャンセルの防止にも繋がるので予約の回転率アップにも繋がります。

さらにオンライン決済や来店後すぐにクレジット決済が可能になると、お客様も予約を入れやすくなるメリットがあります。

現金のみの決済方法で不便に感じているオーナー様は、こうした決済機能のあるタイプかどうかチェックしてみるのがおすすめです。

セキュリティ対策はされているか

予約管理アプリではお客様の住所や氏名、さらに事前決済が可能の場合は決済方法などの個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策がしっかりとされているかどうかも重要なポイントです。

お客様が入力した情報が外部サイトに漏洩しないか、SSL設定や個人情報のセキュリティ管理をよくチェックしておきましょう。

セキュリティ対策面をチェックするときは、業界内で高い実績があるのかも確認しておくのがおすすめです。同じ業界で評判が良いタイプのアプリは管理がしやすく、セキュリティ面でも信頼をおける可能性が高いでしょう。

外部連携システム

多機能の予約管理アプリの場合、様々な外部連携システムを利用できます。

その中でも事前決済や、予約データから顧客のニーズを細かく分析するシステムなどどのような種類を使えるのか詳しく確認しておきましょう。

特にオンライン上での事前決済や、近年大幅に利用者が増えているキャッシュレス決済は、導入するか迷っているオーナー様も少なくありません。こうした外部連携システムを無料で利用できたり、低額でカスタマイズができたりするかどうかも重要なポイントとなるでしょう。

データ収集から細かく顧客ニーズを分析する外部連携システムも、サロンを運営するオーナー様にとって役立つツールの１つといえます。

料金は適正かどうか

予約管理アプリを導入するときは、月額料金・初期費用を確認しているオーナー様は多いでしょう。

しかしプランによってはひと月に受け付け可能な上限が決まっていたり、予約フォームの作成数に限りがあったりするので要注意です。

低額で気軽に導入できるからと安易に決めてしまうと、サロン運営に支障が出てしまう可能性があります。アプリ自体の利用料の他にも、料金にかかる手数料や決済時の手数料・物販販売の手数料なども費用として設けられているのでチェックが必要です。

料金が他社よりも格段に安い場合や低額で利用可能なタイプは、手数料や上限設定がどのくらいされているのか事前によく確認しておいた方が良いでしょう。

まとめ

脱毛サロン向けの予約管理アプリは、お客様が予約しやすい状況を作るのはもちろん、顧客データを一元管理しメルマガやキャンペーンなどサロン独自のサービスを展開したいときにもおすすめです。

また事前決済など外部システムと連携することにより、当日キャンセルや無断キャンセルを防いでサロンの回転率アップにも繋げることができます。

様々な予約管理アプリの種類があり、機能性が高いアプリもたくさん登場しているので迷われるオーナー様も多いでしょう。「サロンに本当に必要な機能は何か」予め導入したい機能に優先順位をつけておくとアプリを選びやすくなります。

今回ご紹介した機能やポイントを参考にしながら、オーナー様のサロン運営と相性の良いアプリをぜひ見つけてみてください。