脱毛サロン向けの予約管理アプリとは！機能とポイントについて解説

予約管理アプリとは

予約管理アプリとは、電話やメール・来店受付・ホームページ・SNSなど異なる複数の形態からの予約をまとめて管理できるアプリシステムです。

アプリ上で一括管理ができるので、異なる形態から予約で起こりやすい予約のブッキングや管理の複雑化を防ぎ、効率の良い予約管理を可能にしてくれます。

さらに予約管理アプリはパソコンだけでなく、スマホやタブレットなどさまざまな端末からアクセスし管理が可能です。簡単に操作がしやすいものも増えているので、事務作業の効率化を目指すこともできます。

また予約管理アプリは予約管理するだけでなく、顧客情報の管理やオンライン決済など搭載したタイプもあります。複数のサロン経営で多くのスタッフを抱えているオーナー様はもちろん、個人サロンの経営で事務作業の効率化を目指したいオーナー様にもおすすめのアプリです。

予約管理アプリ導入のメリット

ここからは予約管理アプリを実際に導入した場合、どのようなメリットがあるのかを詳しくご紹介していきます。

予約機会の損失を防ぐ

予約管理アプリが普及する以前は、サロンに電話をかけて空き状況を確認してから、予約を取るのが一般的でした。

電話受付の方法では、営業時間内で、かつ接客中以外の時間でないと電話応対ができません。お客様の予約機会の損失も多かったと考えられます。

それに比べて予約管理アプリなら、ネット予約が24時間いつでも可能です。サロンにとっては、電話対応時間を削減できるので、コスト削減につながります。

お客様側からすれば「行ってみたい」と思ったら、営業時間に関係なく予約できるので、予約機会の損失を防ぐ効果があります。

予約管理アプリでの予約なら「電話をかけてもつながらなかった…」なんてことは一切ないため、予約にかかるストレスも減りお客様の満足度向上にもつながります。

予約を取るのに必要な労力を減らすことは、リピーター獲得のためにもとても大切な要素です。

予約受付・管理業務を効率化

予約管理アプリを導入すると、予約受付の際にかかるスタッフの電話対応業務時間を減らせます。

電話対応でしか予約を受け付けていない場合、施術者以外に受付担当の人件費が発生します。けれども予約管理アプリがあれば、予約に関する業務はほぼアプリに任せることが可能です。

アプリなら同時に複数の予約の受付も可能なため、お客様にとっても「通話中で電話がつながらなかった」なんて事態にもならず、スムーズに予約が取れるので便利です。

手作業で予約を管理する方法では、人的ミスを０％にするのはかなり難しいといえます。そのつもりではなくても「予約を二重にとってしまっていた」なんてこともあります。

その点アプリを使用すれば、予約に関する人的ミスを最小限に抑えることができます。予約後に、予約確認に要していた管理コストの削減にもつながります。

顧客情報の収集・管理ができる

多くの予約管理アプリには、顧客管理システムが搭載されています。

手作業でデータを管理するには膨大な時間が必要です。一方で顧客管理システムが備わっていれば、お客様の情報を自動でデータ化してくれます。

リピーター獲得や売り上げアップには、自動的にまとめてくれたデータを利用するのが得策といえます。

お客様データの例を挙げると年齢や性別・来店頻度・住所が挙げられます。これらのデータを分析すれば、サロンに求められているニーズを把握することが可能です。

例えば、40代～50代女性の利用が多いと分かれば「若い年齢層のお客様を獲得するために親子割を導入して、10代～20代の若い世代を獲得しよう」というように、ターゲットを絞った経営戦略を立てられます。

そのほか「お客様の住所が、サロンの近くの方が多いな」ということが分かれば、ターゲットのエリアを拡大して広告を打っていくということも考えることができます。

顧客情報の収集や管理ができるアプリを導入することで、データをもとにした、より効率的な経営戦略が立てられます。

事前決済が可能

事前決済機能があれば、お客様がアプリを通じて予約を入れると同時に決済ができます。

予約をしていても、もしお客様が無断キャンセルや直前キャンセルをしてしまうと、せっかく押さえていた予約枠も空白となり、サロンにとっては大打撃です。

事前決済機能は先払いのシステムです。お客様が予約と同時に決済を行えるので、サロン側は無断キャンセルなどのトラブル対策になります。

お客様にとっても、当日の支払いは必要なくサロンに行くだけになるので、支払いの手間が省けるメリットがあります。

無断キャンセルは、サロンの運営に関わりかねないトラブルです。できるならばアプリを導入することで、あらかじめ対策を立てておくのが賢明といえます。

リアルタイムの空き状況が確認できる

近年、美容サロンなどでは、アプリで空き状況を確認できる機会が増えています。空き状況をその場で確認できるアプリを使い慣れているお客様からすれば、サロンに直接電話をかけることでしか予約が取れないとなると、不便さを感じる一因になってしまいます。

サロンを利用するハードルを上げてしまうことになり、集客の減少につながってしまう恐れがあります。

アプリ上でリアルタイムの空き状況を確認できれば、お客様はスケジュール調整をしやすくなり、予約機会の損失を防げます。

サロン側からすれば、電話の応対時間を減らせるので、美容業務以外の作業時間の短縮につながります。

予約管理アプリの主要機能

大まかに予約管理アプリをご紹介しましたが、今度は実際にどのような機能がついているのかを詳しくご紹介していきます。「予約管理をアプリで行う」ことにピンとこない方も、ぜひ参考にしてみてください。

予約一元管理機能

予約管理アプリで欠かせないのが、予約を一括で管理してくれる「予約一元管理機能」です。電話やメールだけでなく、SNSなどの様々な方法を通じて受付した予約をアプリ上で管理することができます。

予約管理アプリのメーカーによって様々な予約フォームがあり、管理しやすい表示形態を選ぶことも可能です。予約フォームにはひと目で予約日がわかりやすいカレンダータイプや、予約の空き時間がわかりやすい時間割タイプなどがあります。

スタッフの指名制度があるサロンの場合は、スタッフの予約状況を表示できるタイプを選ぶとお客様側もスムーズに予約しやすいのでおすすめです。サロンの形態に合わせて、効率良くお客様が予約を入れやすい予約フォームを選んでみましょう。

顧客情報管理機能

「顧客情報管理機能」とは予約を管理するだけでなく、予約を入れたお客様の利用日や利用メニュー・来店回数・住所などの個人情報を管理してくれる機能です。

サロンに来店されたお客様の情報をもとに、人気のあるメニューや予約が混雑する日にち・時間帯などを把握し、分析することができます。特にサロン経営面でサービスの改善をしたいときや、経営体制を効率化したいときにも役立つ機能です。

また自動で顧客管理のデータを振り分けしてくれるため、すぐに顧客情報をチェックしたいときにも便利な「顧客台帳」としても活用することができます。

パソコンの手動フォームで顧客データを管理するときは、1件1件打ち込む手間がかかりますが、予約情報から顧客データを管理できるため事務作業を効率化することも可能です。

メール配信機能

多くの予約管理アプリでは、メール配信機能も搭載しています。メール配信では予約確認のためにリマインドメールを送信したり、サロン情報のメールマガジンやお得なキャンペーン情報を配信したりすることができます。

特に予約日が申込日から離れていて時間が経過してしまうと、お客様が予約自体を忘れてしまう可能性も少なくありません。リマインドメールは予約日付近になったら自動で確認メールを送信してくれるので無断キャンセルを予防し、サロンの回転率アップにも繋がります。

リピーターに向けて一斉送信が可能なメール配信機能は、1件1件手動で送信する手間を省いてくれるので、通信費や光熱費などの経費の節約にも繋がるでしょう。

他サービス連携機能

予約管理アプリにはメール配信機能だけでなく、他のサービスと連携できる機能が搭載されたタイプもあります。

例えば会計ソフトやPOSレジなどの外部システムと連携し、事前に会計が完了できる機能や来店後に登録したオンライン決済で会計ができる機能があります。

サロン経営で従来から使用しているシステムと連携し、顧客データの入力や決済・売上管理など事務作業をまとめて効率化することで、運営にかかる手間を大幅に減らすこともできます。

さらに顧客データからお客様のニーズを掴みやすくする分析システムと連携すれば、個人サロンのオーナー様も手間をかけずにサロン経営のマーケティングがしやすくなります。

予約管理アプリを選ぶポイント

予約管理アプリといってもシンプルな機能のものから、機能性を重視した多機能のアプリまでたくさんの種類があります。ここでは多くの予約管理アプリから、自分のサロンに合うタイプを選ぶポイントをご紹介します。

何を基準にして選べばいいか悩むオーナー様も、参考にしながら店舗に合う予約管理アプリを見つけてみてください。

予約タイプに適しているか

サロンで予約を受け付けるときの基準をもとに、予約管理アプリを選んでみましょう。

例えば予約の空き時間に積極的に予約を入れたいときは、ひと目で空き時間がわかりやすいスケジュールタイプや日付タイプがおすすめです。

スタッフの指名を受け付けているサロンの場合は、日付とともに担当スタッフの空き状況がわかる指名型のタイプを選ぶと、お客様も予約を入れやすくなります。

予約フォーム・カレンダー予約・指名予約など確認

予約管理アプリの導入の際には、アプリを使用するお客様の立場になって予約フォームの動作を確認します。

脱毛サロンであれば、メニューごとに必要な時間が異なります。選択したメニューに応じて空き時間を確認できる時間指定型のものが便利です。

カレンダー型であれば、予約したい日を選んでから空き状況を確認も可能です。脱毛サロンは周期的にサロンを訪問する必要があるので、カレンダー型であれば先の予約を取るのに使い勝手が良くおすすめです。

施術者が複数名在籍しているサロンでは、指名予約ができるものも良いでしょう。指名ができると、担当者ごとのリピーター獲得につながります。

決済機能は充実しているか

予約管理アプリでは外部システムと連携して、オンライン上で事前決済ができるタイプもあります。

個人経営のサロンの場合、予約時に事前決済ができると会計にかかる手間を減らして、その分お客様に丁寧なサービスを提供することできます。

事前決済が可能になると、無断キャンセルや当日キャンセルの防止にも繋がるので予約の回転率アップにも繋がります。

さらにオンライン決済や来店後すぐにクレジット決済が可能になると、お客様も予約を入れやすくなるメリットがあります。

現金のみの決済方法で不便に感じているオーナー様は、こうした決済機能のあるタイプかどうかチェックしてみるのがおすすめです。

事前予約・月謝管理など入金回収効率化ができるか

導入を考えているアプリで、事前予約や月謝管理などの機能があるかをチェックすることも大切です。

事前予約で事前決済機能があれば、無断キャンセルや当日キャンセルの対策になります。もしドタキャンに遭っても決済が完了していれば、オーナー様が金銭的なダメージを受けることを無くせるのです。

毎月定額制のサービスの導入を考えている場合は、月謝管理機能があるものがおすすめです。

お客様ごとにサービス利用開始日が違っても、月謝管理機能があるアプリなら、会費管理にかかる労力を減らせます。

トラブル防止や支払い業務を簡素化するためにも、事前予約や月謝管理機能がついている方が便利でしょう。

セキュリティ対策はされているか

予約管理アプリではお客様の住所や氏名、さらに事前決済が可能の場合は決済方法などの個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策がしっかりとされているかどうかも重要なポイントです。

お客様が入力した情報が外部サイトに漏洩しないか、SSL設定や個人情報のセキュリティ管理を入念に確認します。

セキュリティ対策面をチェックするときは、業界内で高い実績があるのかも確認しておくのがおすすめです。同じ業界で評判が良いタイプのアプリは管理がしやすく、セキュリティ面でも信頼をおける可能性が高いといえます。

業界に特化した機能が付いているか

脱毛サロン運営に向いている機能を搭載した予約管理アプリかどうかをチェックしてください。

脱毛サロンの集客の場合、ホットペッパーのような美容サロン探しサイトと連携が可能かどうかも確認しましょう。外部予約サイトから入って来る予約も、一元化して管理することができます。

サロンを運営していく上で、美容サロン探しサイトやSNS・HPなど、どの情報媒体からの集客を想定しているかなど、集客動線を考慮した上でのアプリ選びが重要です。

回数券・予約サイト管理など適した機能を確認

回数券システムの導入を考えている場合は、回数券機能がついているかも確認が必要です。

予約管理アプリを使用することが初めての方は、予約サイトの作成が簡単にできるものを選ぶのをおすすめします。

加えてサロンの顧客獲得には、サロンの雰囲気やwebサイトから感じる店舗の感性も重要なポイントです。

予約サイトを作成する際に、「見た目のカスタマイズは出来るか」なども、予約までの離脱を防ぐため、配慮できるシステムであるか確認が必要です。

外部連携システム

多機能の予約管理アプリの場合、様々な外部連携システムを利用できます。

その中でも事前決済や、予約データから顧客のニーズを細かく分析するシステムなどどのような種類を使えるのか詳しく確認します。

特にオンライン上での事前決済や、近年大幅に利用者が増えているキャッシュレス決済は、導入するか迷っているオーナー様も少なくありません。こうした外部連携システムを無料で利用できたり、低額でカスタマイズができたりするかどうかも重要なポイントです。

データ収集から細かく顧客ニーズを分析する外部連携システムも、サロンを運営するオーナー様にとって役立つツールのひとつといえます。

POSレジ・LINEなどの外部連携が可能か

POSレジとは、お客様に商品を販売した時点での情報を、記録して集計してくれるシステムを持ったレジのことを指します。

ただ単に金銭のやり取りをするだけのレジとは違い、リアルタイムでお客様と商品に関連した情報を蓄積します。

蓄積した情報はインターネットを通じてすぐに、分析を見ることができます。情報は経営の方向性を編み出していくのに役立ちます。現代のレジには必要不可欠な機能です。

また、LINEやSNSなどの外部機能との連携が可能かもチェックすることをおすすめします。

例えば、LINEの国内利用者数は9,500万人と報告されています。（2023年3月時点）

利用者の多い外部機能を利用し、利用回数に応じたクーポン配布機能などを使用することで、リピーター獲得につなげやすくなります。

料金は適正かどうか

予約管理アプリを導入するときは、月額料金・初期費用を確認しているオーナー様は多いですが、プランによっては「月に受け付け可能な上限があったり」「予約フォームの作成数に限りがあったり」します。

低額で気軽に導入できるからと安易に決めてしまうと、サロン運営に支障が出てしまう可能性があります。

アプリ自体の利用料の他にも、料金にかかる手数料や決済時の手数料・物販販売の手数料なども費用として設けられているのでチェックが必要です。

料金が他社よりも格段に安い場合や低額で利用可能なタイプは、手数料や上限設定がどのくらいされているのか事前によく確認することをおすすめします。

月額費用以外の予約・フォーム数制限・決済手数料を確認

予約管理アプリを選ぶ際には月額費用以外に、プラスαで必要な費用はどれくらいになるかを確認が必要です。

予約管理アプリの多くには、使用プランが設定されており、プランによっては使用できる機能に制限があります。

予約数上限や予約サイトのページ数・決済手数料など、必要とする機能を月単位で利用可能であるか確認します。またオプションで、追加費用を支払うことで利用できるかなど細かく確認するようにしましょう。

予約確認アプリ導入の注意点

予約管理アプリのメリットをお伝えしてきましたが、メーカーによってアプリのタイプや機能・仕様が異なるため、導入する際に気をつけるべきポイントがあります。

自分のサロンに合った予約管理アプリを導入したいときに、チェックすべき注意点をご紹介します。

必要な機能を精査する

予約管理アプリには、基本の予約管理以外にも様々な機能が搭載されています。

サロンに合った予約管理アプリを選ぶときには、どんな目的に合わせてアプリ機能を使いたいのかを良くチェックすることが必要です。

特に予めサロン経営で「欠かせない機能」「ほしい機能」に優先順位をつけておくと、アプリを選ぶときにスムーズにシステム検討がしやすくなります。

メーカー毎にアプリの機能が異なりますが、オーナー様に必要な機能をすべて兼ね備えているとは限りません。

様々なデバイスからアクセス管理が可能かどうか、チェックしておくのも大事なポイントです。

現在はパソコンやスマホ・タブレットなど異なるデバイスから同時にアクセス管理が可能なシステムが増えていますが、メーカーによっては閲覧のみやデバイスによってアクセス管理が不可なタイプもあるので注意が必要です。

システムが集客してくれるわけではない

予約管理アプリはあくまで予約を一元管理したり、顧客データを一括で収集したりする管理アプリです。

集客をメインとしたシステムではないので、予約管理アプリを導入したからといって直接顧客増加に繋がるわけではありません。

ただシステム自体が集客してくれるわけではありませんが、メール配信機能を使ってメールマガジンの配信やキャンペーン情報を送信することができます。集客に繋げるためのツールとして、うまく予約管理アプリを活用することが大切です。

外部連携機能を使うことで予約状況を改善し店舗の回転率を上げたり、無断キャンセルなどの金銭トラブルを軽減させたり、サロン運営を効率的に飛躍させる状況作りを目指すことができます。

予約管理アプリを導入することで機能をうまく使いながら、意欲的にアプリの利便性を活用することを意識してみてください。

まとめ

脱毛サロン向けの予約管理アプリは、お客様が予約しやすい状況を作るのはもちろん、顧客データを一元管理しメルマガやキャンペーンなどサロン独自のサービスを展開したいときにもおすすめです。

また事前決済など外部システムと連携することにより、当日キャンセルや無断キャンセルを防いでサロンの回転率アップにも繋げることができます。

様々な予約管理アプリの種類があり、機能性が高いアプリもたくさん登場しているので迷われる方も多いといえます。「サロンに本当に必要な機能は何か」予め導入したい機能に優先順位をつけておくとアプリを選びやすくなります。

今回ご紹介した機能やポイントを参考にしながら、サロン運営と相性の良いアプリをぜひ見つけてみてください。