予約管理システムの導入がサロンの売上アップにつながる理由

予約管理システムについて

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予約管理システムとは、お客様の予約をオンラインで管理できるシステムのことを指します。PCはもちろん、スマホで簡単に予約ができると、サロン側も電話応対や顧客管理をする手間が省け、大幅に業務を効率化できるメリットがあります。

また予約の受付だけでなく、予約の確認・アンケート・決済なども多機能な管理システムを搭載しているものもあり、業務をより効率化したいと導入を検討するオーナー様も増えています。

予約管理システムのタイプ

予約管理システムはとても便利ですが、業種や運営形態によって相性の良い予約管理システムは異なります。どのような種類があるのか、システムのタイプをチェックしてみましょう。

業種問わず対応しているシステム

一般的に広く使われているのが、大きい病院や、個人経営のクリニック・また不定期なイベント開催など様々な形態でも使える予約管理システムです。個人から団体まで利用人数に左右されることなく、どんな業種でも対応ができるため、様々な予約形態にも対応ができます。

また予約フォームの画面を店舗のコンセプトに合わせてデザインができたり、機能をカスタマイズしたりと特色を出しやすいメリットもあります。

予約管理システムで、様々な事に挑戦していきたいオーナー様や、サロンの特色を全面に出していきたい方にも向いているタイプです。

業界に特化しているシステム

業界に特化しているシステムは、予め特定の業種に合わせた内容で吟味し、細かい部分まで予約管理をしやすくしてくれます。業界によって大きく異なるメニュー提供や価格、予約数・支払い方法なども考慮してくれるので、細かい管理を一から設定する手間がかからないメリットがあります。

ただ業界を問わずに使用できる管理システムよりも、デザインの豊富さやカスタマイズの多様性が欠けているというデメリットがあります。しかし業種に特化して作られているので、予約管理ページを早く設定したいオーナー様や、1人で一からすべて設定するのは面倒という方にもおすすめです。

外部連携ができるシステム　

最近では、SNSやLINEで予約ができる管理システムも人気があります。予約のためにわざわざサイトを開かなくても、簡単に予約が完了するメリットがあります。

特にLINEから直接予約を入れられるLINE特化型の管理システムでは、予約だけでなく、LINE画面でサロンの最新情報や、キャンペーンなどの配信も可能です。

またサロン側ではLINEで予約管理をできるだけでなく、担当者管理や支払い・外部機能との連携も管理できるため、チケットの回数券などの売上管理もしやすくなります。

SNSやLINEはスマホユーザーの利用者数が大変多いので、今後も注目度の高い管理システムといえるでしょう。

予約管理システムで備わっている機能

予約管理システムのタイプをご紹介しましたが、どのようなことができるのか、今度は機能面について見ていきましょう。タイプによって細かい機能は異なりますが、主にこのような機能でサロン経営の効率化を目指せます。

予約受付・変更管理

予約管理システムは電話対応をしなくても、Web上からお客様の予約受付が可能です。ほとんどのシステムにはカレンダー型の予約ページがあり、そこから希望日を選べるようになっています。

またサロン側の管理画面からは予約ページのデザインや、定休日の設定・オプションの追加機能・仮予約設定など、利用サービスによって異なりますが変更することもできます。

さらにお客様の予約日の変更や、キャンセルも行うことができます。お客様が予約時に希望日ではない日に間違って予約を入れてしまったり、急な予定が入ってしまったりする時もあります。こうしたお客様側から予約の変更が可能な機能がついていると、気軽に予約を入れやすくなり、お客様の満足度にも繋がるでしょう。

気軽に利用できるキャンセル機能はサロン側にとって、利益損失を招く恐れもあります。予約日の前日や、当日など直前のキャンセルは電話連絡のみの受付にしたり、キャンセル待ち機能をつけたりと、キャンセル時の損失も考えながら検討するのがポイントです。

顧客管理

顧客管理は、予約を入れたお客様の個人情報を管理できる機能です。予約内容や、お客様の年齢・性別・居住地域などの個人データを1件1件手動入力をする手間を避けられる上、予約の頻度や利用メニューなども紐づけて管理することができます。

サロンの利用者の満足度や改善点など、今後のマーケティング対策をしていく時に手早く顧客データからサロンの傾向を知ることができるでしょう。

また個人顧客ではなく、企業や団体用に予約サービスを提供して提供し、利用者のデータを一括登録できる機能があるシステムなどもあります。

メール連絡　

予約管理システムには、予約が完了したお客様向けに以下のようなメールを送信するサービスもあります。

• 手続き完了の連絡メール
• 予約・または来店後のお礼文を掲載した「サンキューメール」
• 予約日直前に来店を確認するリマインドメール

予めサロン側が設定した定型文を自動送信できたり、送信するテンプレートを選択できたりとシステムによって違いがあります。

またキャンペーンや、店舗の最新情報も入れられるものもあるので、宣伝機能も兼ねることもできます。連絡機能を重視したいときは、設定可能な内容もよくチェックしておくと良いでしょう。

決済機能・入金管理　

予約時に決済方法を選択することで、予約だけでなく決済管理もできるシステムもあります。手持ちのクレジットカードでの支払いや、月額払いを検討しているお客様にとっては、支払い方法が予約時に詳しくわかるので、予約しやすいというメリットが生まれます。

決済機能によってはコンビニ払い、電子マネーやコード決済など様々な決済にも対応できるものもあり、予約から支払いまですべてWeb上で完了させることができるのも大きな魅力です。

またオンライン上での決済は予約時の清算ではなく、来店後に店頭で決済をしたり、サロンのサービスを利用した後に請求書で支払ったりするケースもあります。こうした来店後の決済も予約管理システムに統合されていると、状況が把握しやすくなるので大変便利です。

一方で予約管理と決済に別々のシステムを使用している場合は、支払い期日までに入金が確認できない利用者にはサロン側が手動で、新規予約の停止・次回予約の解除などの操作を行う必要が出てきます。

予約管理システムのメリットとは

予約管理システムがどのようなものかご紹介してきましたが、今度は導入することで実際にサロン側にはどのようなメリットが得やすいのかをお届けします。

システムを導入した後のサロンのイメージが沸かない方も、ぜひ参考にしてみてください。

業務負担を軽減できる

予約管理システムは手動で予約対応をする手間が省けるので、業務負担を軽減することができます。特に個人経営のサロンだと、接客中に電話対応をしなければならなかったり、定休日でも予約対応に追われたりするオーナー様も多いのではないでしょうか。

システムを導入すると、営業時間外での予約や定休日の予約も自動で対応できるため、オーナー様の負担も減り予約のとりこぼしも防げます。

さらに予約の変更やキャンセルも自動で行える上、システムによっては予約完了後の自動メールや、リマインドメールによる予約確認・オンライン決済などのサービスも設定可能です。

無断キャンセルの防止や、確認連絡の負担軽減にも繋げることができます。

売上アップにつながる機能が付いている

予約管理システムは直接売り上げを上げるためのツールではありませんが、結果的に売上アップにつながりやすい機能が搭載されているものが多いです。予約管理以外に、このような機能がついているかチェックしてみましょう。

• 最新情報やクーポンなどメルマガを配信できる機能
• SNSと連携できる機能
• 予約状況や、利用者のデータを分析できる機能

特に手動で最新情報や、クーポンをお客様にメール送信するのはとても時間のかかる作業です。テンプレートを作成した後は、一斉送信が可能な機能があれば手間を減らせる上、集客数の向上へつなげることができるでしょう。

またSNSを使用しているオーナー様の場合、連携できる機能を使えばSNSで興味をもったお客様からの予約がとりやすくなります。

さらにはデータ分析が可能なツールを搭載していれば、管理している顧客データから情報別に分析し、売上アップにつなげるための付加価値を探る手段としても活躍するでしょう。

外部連携機能で付加価値を生み出せる

予約管理システムの外部連携機能は、SNSや分析ツールの外部連携だけではありません。システムによりますが、Googleカレンダーと連携しスケジュール管理ができたり、Zoomと連携してオンラインセミナーを開講したり、QRコードでコード決済やチェックインができたりします。

特に個人経営のオーナー様はこうした外部連携機能を利用することで、他のサロンにはない付加価値を生み出すきっかけとなるでしょう。

サロンのニーズに合う外部連携機能を選びながら、予約管理以外にもシステムを経営面に活かせます。

予約管理システムの選び方3つのポイント

予約管理システムといっても、たくさんのメーカーがあり、何を基準に選んだらいいのか悩んでしまうオーナー様も多いと思います。システムを選ぶ時にチェックしておきたいポイントについてご紹介します。

実績

どんなに優れた予約管理システムだとしても、同業種での業界実績がまったくない場合だと導入しても良いかどうか迷われるオーナー様もいらっしゃるかもしれません。

同じ業種ではどのような管理システムが使われているのか、予約フォームや連携している外部システムをチェックしてみるのがおすすめです。

他の業種では人気があり高い実績がある予約管理システムでも、同業種ではあまり使われていないケースもあります。

サロン経営ではどのようなシステムがあると、予約管理しやすいのか実績を比べてみたり、予約のとり方を比較してみると、相性の良い管理システムが見つけやすくなります。

操作面

予約管理システムの操作が複雑だと、運営の効率化がスムーズにできず、導入した方が不便に感じてしまう場合があります。

また新しいシステムを導入しスタッフに説明する場合も、操作が複雑だと説明に割く時間や手間がかかり、作業の効率化まで時間がかかってしまうケースもあります。

操作がシンプルなものや、わかりやすいマニュアルが完備されているタイプを選ぶと、作業の効率化もスムーズに進められるでしょう。

またサロン側からの操作はもちろん、お客様からの予約画面がシンプルで、操作がわかりやすいものを選ぶのも大事なポイントです。操作が複雑だと予約画面から離脱してしまうお客様も少なくありません。短時間で予約が完了しやすいわかりやすい管理画面のシステムを選ぶように注意しましょう。

外部連携

予約管理システムには外部のシステムと連携して、Web上でクレジット決済や電子マネー決済にも対応できるタイプがあります。

予約した段階で決済方法が選択できれば来店後に自動で清算がされ、事前に現金を用意する手間がかからず、サロン側もお客様もスムーズにサービスを受けられます。

また来店前に事前決済が可能なものや、来店後にサービスの請求書を送付するものなど、外部のシステムによって様々な支払い方法を選ぶこともできます。

さらに集客に特化した外部サイトと連携することで、新規顧客の獲得を目指すことも可能です。こうした外部連携を充実したシステムを選ぶことで、お客様側の選択肢が広がり、顧客の満足度を高めることができます。

予約システム導入前に気をつけたい注意点

様々なタイプが揃っていて魅力的な予約管理システムはたくさんがありますが、サロンに導入する時は注意が必要です。導入した後で、「思っていたように効率化ができない」と悩むオーナー様も少なくありません。サロンと相性の良い予約管理システムを選ぶためにも、注意したいポイントをチェックしていきましょう。

多機能の予約管理システムには注意

予約管理システムといっても、多機能性を売りにしているタイプから、シンプルな操作が魅力のシステムまでたくさんの種類があります。多機能タイプは一見便利に見えますが、導入した後で使わない機能が多く、非効率になるケースもあるので注意が必要です。

予約管理だけをしたい場合は、ごくシンプルなシステムを導入するか、後から機能を自由にカスタマイズできるタイプを選ぶと良いでしょう。

また予約管理システムのプランを選ぶ際も、最初はシンプルで管理しやすいものを選ぶのがおすすめです。導入した後に分析を繰り返して、必要があればランクアップさせるという方法を選ぶとシステム導入でかかる費用も少なくなります。

集客は別物

予約と集客管理が可能なシステムは多いですが、予約システム自体には集客機能は備わっていません。あくまで予約管理をスムーズに行う効率化を主軸としたシステムなので、直接的に管理システムだけで集客をすることはできないのがデメリットです。

集客効果を求める場合は、集客に特化したサイトや、集客システムと外部連携して顧客を増やす手段を獲得する必要があります。

特に開業したばかりは口コミで集客効果を狙うのは難しいため、集客に特化したシステムと予約システムの両方を導入しておくのがおすすめです。

しかし予約管理と、新規顧客の獲得の両立を目指すオーナー様の中には、大手ポータルサイトの利用を検討されている方もいらっしゃるかもしれません。

大手ポータルサイトと自社の予約管理システムの違い

ひとくちに予約管理システムと言っても、たくさんの種類があります。多くのオーナー様が最初に思い浮かべるのは、クーポンが豊富な大手ポータルサイトではないでしょうか。

大手ポータルサイトは、新規顧客の獲得には強いです。一方で、安さで集客する仕組みのため、新規顧客がたとえリピーターになったとしても、その後の単価アップには繋がりにくいデメリットもあります。またライバルサロンも多く掲載されているため、顧客が流出しやすいのもネックです。

その点、自社の予約管理サイトにはこのようなメリットがあります。

• 既存顧客の管理を徹底できる
• 既存顧客がライバルサロンに目移りしない
• SNSやLINE・各種予約サイトと連携し、各方面からの予約を一括管理できる
• リマインドメールやフォローDMでリピーター対策を強化できる
• 顧客一人ひとりの売上や契約コース・残りの回数を管理できる
• 自社用にカスタマイズできる

その結果、サロン運営がスムーズになり、このようなプラスの循環も生まれます。

• ポータルサイトへの掲載費が削減できる
• 既存顧客が流出しにくい
• 提案すべきプランや商品が可視化され、顧客単価のアップにつながる

大手ポータルサイトか、自社の予約管理システムのどちらを利用するか迷っているオーナー様は、上記の点も踏まえて検討してみるといいでしょう。

Ulの質

予約管理システムのUI（ユーザーインターフェース）の質も注意したいポイントです。せっかく予約管理システムを導入しても、顧客が使いにくいと感じてしまうと予約が入らない可能性があります。

予約管理システムはシンプルなものを選び、必要な機能をカスタムできるタイプの方が無駄がなく、スムーズに運営ができるでしょう。

見やすい予約画面はもちろんですが、どのページからでもTOP画面に戻りやすかったり、予約フォームに一から入力する必要がない補助機能がついていたりするとお客様も気軽に予約を入れてくれます。

またシステムがシンプルな方が、導入後にどれくらい成果が上がったのかもわかりやすいため、サロンの顧客ニーズに合っているかチェックする手間もかかりません。

まとめ

予約管理システムの導入は予約対応の負担を減らすだけでなく、データ分析や外部機能と連携しサロンの売上アップにもつながるとご紹介しました。

しかし多機能すぎる管理システムの場合は、操作が覚えにくく慣れるまで扱いにくかったり、導入したものの非効率な予約管理になってしまったりするケースがあります。最初はシンプルなものを選び、サロンのニーズに合わせて徐々にカスタマイズできるタイプを選ぶのがおすすめです。

また大手のポータルサイトは顧客を集めやすいメリットがありますが、リピーターにつながりにくく、またサロン独自の価値をアピールしにくいというデメリットも持ち合わせています。
一方で自社の予約管理システムはサロンの付加価値をアピールでき、大手ポータルサイトを利用するよりも低価格で運営できます。

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