予約管理システムとは？|サロンに合った予約システムの選び方・ポイントを解説

予約管理システムとは？

予約管理システムとは、メール・Web・ SNS・電話などから受けた予約を一括で管理できるシステムです。スマートフォンやタブレットで利用できる予約アプリも同様の機能です。

複数のツールからの予約を一括で管理できるので、別々の場所で予約確認ができたり予約の重複など人為的ミスが防げます。

予約管理システムは予約管理だけでなく、予約完了の確認メールやリマインドメール、予約時に決済できるなどさまざまな機能が搭載されています。

人為的ミス防止にも役立つ上、上手に活用すればコスト削減にもつながります。

関連記事
脱毛サロンに最適な予約システムの選び方は？予約システム導入で得られるメリット

予約管理システムのメリット

予約管理システムを導入すると、予約管理が楽になるだけでなくサロン側にもお客様側にもメリットがあります。

導入することで得られるメリットについて詳しく見ていきます。

予約数アップにつながる

ネットで予約完結できる予約管理システムは、時間を作って電話をする必要がないため、お客様には予約をするハードルが下がります。

電話対応のみの場合は、お客様側は営業時間内に電話をしないといけなかったり、ある程度行ける日時を決めておかないといけないなど、電話をする前に考えることが多いです。

サロン側は接客中ですぐに電話が取れなかったり、営業時間外の電話で予約を取りこぼすなどのデメリットがあります。

ネット予約を導入すれば、24時間365日いつでも好きなタイミングで予約していただけるので、都合のいい日時をゆっくり決めてもらえます。

予約できる時間を選ばないことでスムーズな予約が可能となるため、予約数アップにつながります。

予約対応の負担を軽減できる

予約管理システムは、予約管理だけでなく予約完了メールやリマインド通知の自動送信、プッシュ通知にも対応してます。

予約が入ってから行う作業が省けるため、業務負担が減りほかの業務に時間を充てられるでしょう。

電話やメールなど複数の予約方法があると予約を管理するのも大変な上、予約キャンセルや変更が出ると修正する作業もあるため、ミスが起こりやすくなります。

人為的ミスによって予約が取れていなかったり、接客中で電話に出られないことがあると顧客が離れてしまう原因にもなります。

予約システムを導入して予約対応の負担を減らすことで、接客にも集中できサービス向上が目指せます。

新規顧客やリピーターの獲得に役立つ

サロンに来店してもらう最初のハードルとして予約があります。

お客様の中には電話対応が苦手だったり、営業時間内に予約ができない方もいるでしょう。

そういった方にはネット予約はいつでも予約でき、直接応対することなく完結に終わるので、予約に対するハードルが下がるため新規顧客を獲得しやすくなります。

リピーターに対しても予約した後の変更やキャンセルもしやすくなるので、予約しやすいサロンとして通いやすくなるでしょう。

予約システムのデメリット

予約システムは便利でメリットの多いシステムですが、その反面デメリットな部分もあります。

メリットだけでなくデメリットも知ることで、サロンに合った予約管理システムが導入しやすくなります。

予約システムのデメリットを見ていきます。

キャンセルしやすい

予約管理システムはいつでも自分のタイミングで予約や変更が手軽にできる反面、キャンセルもしやすい傾向にあります。

非対面で直接会話せず、数分で予約が完了できてしまう手軽さから、キャンセルも気軽にできてしまうというデメリットです。

ただ予約管理システムを導入することで得られるメリットの方が多いため、そこまで気にする必要はありません。

予約と同時に決済できる機能を設定するなどすれば、キャンセルや無断キャンセル防止もできます。

顧客による誤予約が発生する

予約管理システムは予約日時や顧客情報などの入力をお客様に委ねていることから、顧客自身が誤って入力する可能性があります。

予約完了メールを送信した時点で間違いに気付けば訂正してもらえますが、気付かなかった場合はカウンセリングや施術が受けられないことも考えられます。

電話などの直接対応では、受けた予約日時を復唱して一緒に確認できますが、ネット予約では確認できないデメリットがあります。

そのためターゲット層に合わせた機能が搭載されているか、使い勝手がよく予約確定をする前に予約日時を確認できるようになっているかなど、お客様の立場に立って試してみる必要があります。

既存の予約方法と併用になる

予約管理システムを導入しても、ほかの予約方法と併用することもあるので、従来利用されていた予約方法がなくなるわけではありません。

電話予約や来店予約、施術が終わった後に次回予約をするなど直接予約を取るシチュエーションは多くあります。

そんな時に口頭で予約を伺って予約管理システムに入力し忘れてしまったり、口頭で予約を受けた時には空いていても、その後にネット予約が入ってしまうことも考えられます。

予約管理システムと従来の予約を並行する場合は、口頭での予約でも必ずその場で管理システムにも入力するなど工夫が必要です。

予約システム選びのポイント

予約管理システムはさまざまな種類があり、搭載されている機能も違うため、どれを選べばいいか迷ってしまいます。

サロンに合った機能なのか、無駄な機能はないかなど、導入前にどのような機能があるのか知っておく必要があるでしょう。

ここでは予約管理システムを選ぶ時にチェックしたいポイントについて解説します。

導入時のコストを抑えつつ、サロンに合った機能があるか確認しながらチェックしてみてください。

業種に合ったタイプの機能があるか

予約管理システムで対応できる機能と、サロンとの業種がマッチしているか確認しましょう。

予約管理システムの中には、さまざまな業種の予約に対応しているものもあれば、特定の業務に特化したものもあるので多種多様です。

複数の業務に対応しているものはそれだけ多くの機能が搭載されているため、使いこなせなかったり、不要な機能が多い割に利用料金が高い場合もあります。

サロンの場合は美容サロンや美容院、ネイルサロンなど予約形態が似たような業種に特化したものが使いやすいでしょう。

美容業界に特化したものであれば以下のような機能があります。

• 予約日時の一覧やメニューが見やすい
• 画像が多く掲載できる
• サロンの雰囲気が伝わるようなデザインにできる
• 事前の顧客情報入力でカウンセリング時間を短縮できる
• 顧客情報を管理できるカルテ付き
• スタッフごとの予約も管理できる

サロン側のニーズに合わせた機能に特化しているからこそ、使い勝手がよいメリットもあります。

予約システムの種類が多くて迷ってしまったら、まずは美容業界に特化したものから選ぶのもおすすめです。

利用者と事業者どちらも使いやすいか

予約管理システムを使うのは、利用するお客様とサロンのスタッフなので、どちら側も使いやすいものでなくてはなりません。

お客様側としては、空いている予約日時が確認しやすかったり、施術メニューの料金や時間がわかりやすく、予約完了までスムーズにできるものが好ましいです。

予約日時や施術内容、問い合わせなどのメッセージがないか瞬時に漏れなく確認できるようなものが必要です。

スマートフォンのアプリやLINE予約にも対応していると、双方メリットも多いため使いやすいでしょう。

選ぶ時にはサロン側の使い勝手だけでなく、初めて利用するお客様の立場に立って操作してみることがポイントです。

予約条件の自由度は高いか

既存で搭載されている機能がカスタマイズできるかも選ぶポイントです。

予約条件はサロンによってさまざまなため、細かく設定できるかによって来店時の確認が不要です。

場合によっては予約の時点で受けられないこともあるので、予約条件やお客様情報を細かく設定する必要があります。

メニューによって施術時間が違ったり、新規のカウンセリングの時間も加味するなどお客様一人一人にかかる時間は違います。

スタッフの休憩時間や施術と施術の間のインターバルも必要な場合、カスタムできる自由度の高いシステムの方が使いやすいです。

サロンの一日のスケジュールやお客様にかかる時間を想定した上で選ぶといいでしょう。

顧客管理機能は充実しているか

予約管理システムには顧客管理機能が搭載されているものもあります。

新規予約の時にお客様が直接入力された住所や連絡先などの顧客情報のほか、来店されるごとに得られた細かな情報も管理できる機能です。

フェイシャルでお客様に使用したアイテムの種類やお肌の状態、脱毛で照射したレベルなど次回来店した時に引き継いでおきたい情報が確認できます。

顧客情報が管理できると、毎回違うスタッフが施術に入ってもスムーズな対応ができるため、円滑な接客ができるでしょう。

決済機能はあるか

予約と同時に決済できる機能もあります。

クレジットカードや電子マネーで予約と同時に決済も完了するため、キャンセル防止にも役立つ機能です。

対応している決済方法はシステムによって違うので、事前にどのような方法に対応しているか確認しましょう。

決済が完了していると、施術後に身支度を整えてからすぐにお帰りいただけるので、お支払いを忘れるといったことが防げます。

万一当日キャンセルや無断キャンセルがあった場合でも、事前に決済が済んでいても返金することも可能です。

キャンセルするタイミングによってキャンセル料が発生しても、キャンセル料を差し引いた金額が返金される設定にもできます。

決済という手間が省けるのでお客様にとってもメリットがあります。

複数店舗の管理ができるか

複数店舗の管理が一括でできる機能もあります。

外出先でも常に最新情報が確認できるため、複数店舗を運営しているオーナーはぜひチェックしたい機能でしょう。

サロンオーナーは一度に複数店舗の管理ができれば、店舗別に人気のメニューや客層、混雑しやすい日時などがわかりやすいです。

店舗の特色が比較できるので、新しいメニュー展開や発信する情報の内容、クーポンの種類などのアイディアも集められてマーケティングに活かせます。

お客様が別の店舗での予約を希望された場合でも、顧客情報が管理されていればスムーズな対応が可能です。

セキュリティ対策はしっかりされているか

予約管理システムではお客様の大事な情報も取り扱っているため、情報漏洩や不正アクセスされないようセキュリティ対策は万全なのか確認しましょう。

予約管理システムの中には、不正なアクセスを自動的にブロックしたり、入力した情報を暗号化するSSLを使用しているものもあります。

財団法人日本情報処理開発協会が定義している情報セキュリティの評価制度の「ISMS認証」があるかどうかも判断基準の一つになるといえます。

セキュリティは初期設定の段階で搭載されているのか、新たにセキュリティソフトをダウンロードするかによっても費用や対応が変わります。

導入時にはどのようなセキュリティ対策がされているのか、不正なアクセスなどあった場合のサポート体制、セキュリティに関して費用はかかるのか注意して導入を検討するようにしましょう。

まとめ

予約管理システムの選び方のポイントや機能の種類についてご紹介しました。

種類が多いため、どのような機能を選べばいいのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

予約管理システムは、お客様側が気軽に予約ができるというメリットがあり、サロン側は予約の取りこぼし防止やメール配信などの業務が削減できるので効率的なサロン運営に欠かせません。

メーカーによって期間限定で無料で利用できるものや、実際に機能を試せるものなどあるので、多くのメーカーのシステムを利用して比較することが大切です。

選ぶ時にチェックしたいポイントを参考に、サロンに合った予約管理システムを導入してください。